Перейти к содержимому

Закупки

При формировании ОУП часто в состав его функций включают процесс закупок, нацеленный на обеспечение потребностей проектов в товарах и услугах вендоров, субподрядных работах и др.

Интересно, что Институт Управления Проектами (PMI) посвящает этому процессу целую главу в PMBoK (глава 12). Общую схему (от PMI) управления закупками проекта можно скачать и посмотреть тут: [КЛИК]

PMBoK представляет хорошо структурированное описание данного процесса. Мы же будем более прагматичными. И чтобы Вас не обвинили в бюрократии, замедляющей получение результатов проекта или в затягивании решения проблем, в качестве примера и отправной точки рассмотрим перечень ключевых закупок внутри проектов IT-отрасли (разработка программного обеспечения):

  • Инструменты (средства разработки, тестирования и внедрения ПО);
  • Услуги субподряда:
    - Консультантов;
    - Программистов;
    - Тестировщиков;
    - Специалистов по внедрению;
  • Товары (программное и аппаратное обеспечение) и услуги вендоров, используемые при построении IT-решения.

Этого будет достаточно для закрытия потребностей большинства проектов и программ в области разработки программного обеспечения. В строительстве и других отраслях, где реализуются большие и мегапроекты, потребуются закупки совершенно другого уровня, и следовательно, возникает потребность в главе 12 PMBOK.

И так, что дальше?
Для каждого типа закупок определите процесс, который необходимо соблюдать. Оформите его в виде простого руководства (в идеале - одну страницу / слайд). Включите в это руководство ссылки, по которым могут быть найдены связанные с данным процессом документы.

У данной задачи (организация закупок внутри проектов и программ) есть и альтернативные решения - передать функцию закупок за рамки ОУП внутри организации или вообще отдать на аутсорсинг.

В случае, если ОУП все-таки планирует выполнять данную функцию самостоятельно, убедитесь, что при разработке процесса вы четко прописали условия утверждения и отклонения заявок на закупки. Например, кто и в каких случаях может утвердить или отклонить запрос на закуп, укажите пороговые значения стоимости услуг приобретаемых специалистов, товаров.

Определите за что отвечает руководитель проекта в рамках данного процесса: за проведение закупок; за управление запросами на закуп; за управление поставщиками проекта; за управление рисками и проблемами, связанными с закупками.

ОУП должен контролировать проекты и программы на предмет того, чтобы они следовали установленному процессу и эскалировать проблемы, в случае выявления отклонений. Особое внимание при закупках следует уделить поставщикам, которые работают одновременно в нескольких проектах, входящих в сферу отвественности ОУП, т.к. при возникновении проблем с данным поставщиком могут пострадать сразу несколько проектов.

Периодически проводите ревизию данного процесса и обновляйте его, чтобы убедиться, что он соответствует целям и содержит последние изменения.