Перейти к содержимому

Инструменты ОУП — хранилище проектных документов

Обычно в течение всего срока действия проекта или программы создается множество различных документов. Из-за времени, которое уже было потрачено на их создание, очень важно иметь легкий и быстрый способ доступа к ним. Данные документы могут быть использованы в текущем проекте или в качестве основы для разработки новых версий в других проектах.

К сожалению, во многих случаях проектные документы хранятся в нескольких местах, в разных форматах, используются разные соглашения об их именах/кодировке и т.д. В некоторых случаях они хранятся на локальном жестком диске компьютера без резервного копирования, что создает риск их потери по причине отказа диска. Все это приводит к лишнему времени и усилиям, затрачиваемым на то, чтобы члены команды могли найти нужный документ.

Возможно у вас уже есть опыт, когда Вы тратили много времени для того чтобы найти документ в ответ на запрос высшего руководства. Это обычно происходит в конце дня, когда человек, который его создавал, уже ушел и в данный момент он не доступен на мобильным телефоне. В такой ситуации Вы тратите много времени впустую, и что более важно, руководитель, который сделал данный запрос, думает, что вы неорганизованный и вообще сомневается в том, что у вас есть данный документ.

Другой причиной, по которой документы должны правильно храниться является то, что проект может быть в любой момент проверен. Одним из первых запросов по любому внутреннему или внешнему аудиту проекта является предоставление ключевой проектной документации. Если она хранится централизованно, то данный запрос отработать легко. Если нет, то команда проекта будет отвлекаться от поставки продуктов проекта и тратить драгоценное время на то, чтобы собрать все документы вместе.

Рекомендации по хранению проектной документации
Чтобы решить эту проблему, ОУП должен определить следующее:

  • место, где должны храниться документы (общий каталог, сайт Sharepoint или др.);
  • структуру каталогов. Например, "Финансовые документы", «Отчеты", «Протоколы", «Акты» и т. д.

Для этого должно быть зафиксировано (желательно на уровне организации, как требование для всех проектов) соглашение об именах каталогов (их структура) и ключевой проектной документации, хранящейся в них. Сделав это, Вы гарантируете, что все проектные документы можно будет легко найти на любом проекте и быстро предоставить по любому запросу.

Рассмотрим несколько инструментов (список открытый).

Sharepoint (Microsoft) - хорошее коммерческое решение для хранения и работы с документацией. Оно позволяет проектным командам из разных мест легко делиться проектной документацией. Он также обеспечивает разные уровни безопасности, что позволяет правильно настроить доступ к конфиденциальным документам.

SeaFile (OpenSource) - бесплатный программный продукт. Есть и коммерческая (Professional Edition and Support), с более расширенным функционалом и техподдержкой. Обе версии продукта можно установить в IT-инфраструктуре Вашей организации (локальное облако). Интегрируется с Active Directory/LDAP (базой данный учетных записей Вашей организации, т.е. не надо заводить для Вас новую учетную запись). Доступ к библиотеке, где находятся Ваши каталоги, регулируется правами. По функциональным характеристикам похож на DropBox. Есть клиентское приложение для работы с мобильных устройств (что большой плюс, когда вы находитесь не на рабочем месте). Есть возможность защиты информации шифрованием по паролю.
Как вариант, ОУП может использовать данный инструмент для создания узлов/каталогов проектов, с заранее определенной структурой, с предоставлением прав доступа участникам проектных команд.

Более детально можете ознакомиться тут:
https://www.seafile.com/en/home/
P.S. Есть компетенции по внедрению и настройке OpenSource-версии.

Ценность приобретенных знаний
Другим преимуществом хранения всех ваших проектных документов в централизованном, структурированном виде является возможность обмена знаниями. К сожалению, большинство организаций этого не делают и как следствие - прилагают много усилий для старта и реализации новых типовых проектов.

Вместо того, чтобы предоставить всю необходимую информацию командам для использования в аналогичных проектах, она сохраняется и забывается.

Но, есть и организации, где уже внедрены системы управления проектной документацией.
Если Ваша организация относится к таковой, то при инициации нового проекта, один из первых шагов, который рекомендуем Вам сделать - это пойти и проверить депозитарий/архив, посмотреть документацию закрытых проектов, которые являются аналогами. Если Вы найдете в депозитарии хорошие извлеченные уроки, полученные при закрытии аналогичных проектов, то это поможет Вам ускорить запуск нового проекта и избежать ранее допущенных ошибок.

Помните, при организации правильного хранения проектной документации - решение должно быть максимально простым в использовании.

PDF Инструкция 

Скачайте Прямо Сейчас
И Проведите Оценку Успешности
Вашего Проекта Уже Сегодня

Куда нам отправить Вашу PDF Инструкцию ?

Мы против спама. Ваши данные никогда не будут переданы 3-м лицам.

Информация

направлена Вам на E-Mail