Перейти к содержимому

Коммуникации

Коммуникации в проектах часто рассматривают как часть процессов инициации и планирования, что не совсем верно.

Успех проекта зависит от людей, работающих вместе для достижения общей цели. Чтобы эти люди были эффективными, важно, чтобы они общались.

К сожалению, многие руководители проектов и ОУП предполагают, что члены команды будут общаться между собой, так как это есть часть их роли в проекте. Стоит заметить, что во многих случаях это не так.

Также очень важно общаться вне команды, особенно с ключевыми заинтересованными сторонами. Проактивная коммуникация может помочь устранить/минимизировать беспокойство заинтересованных сторон.

С учетом этого, мудрый, инициативный ОУП не будет ничего оставлять на волю случая, включая организацию коммуникаций в проекте.

Планирование коммуникаций
OУП должен создать матрицу отчетов, которые востребованы на проекте. Хорошим дополнением к этому будет список стейкхолдеров, полученных в результате анализа заинтересованных сторон, которые выразили данную потребность. Если этого нет, проанализируйте все внутренние и внешние заинтересованные стороны. Подумайте о том, какой тип информации о проекте (то есть, отчет о проделанной работе) им необходим. Определите частоту отправки обновлений (еженедельно, ежемесячно и т. д.), какой будет среда и форма коммуникаций (электронная почта, устная речь, отчет в формате MS Word, электронная таблица и т. д.).

Когда вы создаете представление о различных типах обновлений информации и их частотности, вы можете заполнить простую матрицу, используя электронную таблицу. Это позволит Вам создать план коммуникаций. Убедитесь, что данный план распространяется всем членам команды и заинтересованным сторонам, чтобы они знали, что и когда от Вас ожидать.

Коммуникационный план не должен ограничиваться только отчетностью о состоянии проекта, он также должен включать в себя такие ключевые события, как совещания на уровне руководства, рабочие встречи с командой проекта (off и online), встречи 1:1 и т.д. [Пример плана коммуникаций Вы можете получить в почту, заполнив форму ниже]

Причина, по которой так много проектов не выполняются успешно, связана с отсутствием нормальных коммуникаций. Создание надежной, хорошо продуманной системы будет способствовать формированию доверия между командой проекта, ОУПом и заинтересованными сторонами, поскольку все будут в курсе реального состояния дел проекта и смогут принимать своевременно правильные решения.

Если нормальные коммуникации не будут обеспечены, это может создать проблемы для проекта и для ОУП. Естественная реакция нервничающего спонсора будет заключаться в запросе дополнительной информации за пределами обычного цикла отчетности. Это будет отвлекать команду проекта от плановых работ, что в свою очередь может задержать дальнейшее продвижение проекта, что еще более усугубит проблему.

Иногда проект или ОУП общаются с заинтересованными сторонами на регулярной основе, что хорошо. Однако, если отчет не будет содержать полной информации, необходимой для заинтересованных сторон, они будут нервничать и начнут ее искать, формируя дополнительные запросы. В данном случае OУП может помочь проекту, работая наставником и улучшая качество коммуникаций. Например, обеспечить чтобы отчет был сформирован проектным менеджером четко, без «воды», непонятных аббревиатур, с необходимой детализацией результатов. Это поможет заинтересованным сторонам чувствовать себя более уверенно.

Как вывод - регулярный отчет должен быть самодостаточным, чтобы избежать запросов от получателей информации на формирование дополнительных отчетов.

Куда нам отправить пример Плана Коммуникаций ?

Информация

направлена Вам на E-Mail