Перейти к содержимому

ОУП «Предоставляющий отчетность»

Данный тип ОУП является основой / базовым уровнем для построения Офиса Управления Проектами. Поэтому в данном типе ОУП большинство его сотрудников могут не иметь опыта проектного управления.

Основные цели:
- консолидация отчетов
- распространение отчетов стейкхолдерам
- мониторинг поставки продуктов проекта / вех проекта
- администрирование программы/портфеля проектов
- управление документацией

Консолидация отчетов
Для того чтобы упростить процесс предоставления отчетности и предоставить возможность менеджерам принимать обоснованные бизнес-решения, важно стандартизовать методы предоставления данной отчетности. Это может достигаться следующим образом:

- стандартизацией шаблонов отчетов
- согласованием сроков/периодичности предоставления отчетов (еженедельно, ежемесячно ...)

Перед началом процедуры информирования, важно, чтобы настрой сотрудников ОУП был на успех. Высшее Руководство должно сообщить всем руководителям проектов/программ о требованиях к регулярной отчетности, почему это для них важно и как это будет использоваться.

Также Руководство должно сделать для всех руководителей проектов/программ понятным, что ОУП имеет право запрашивать, по заранее согласованным датам и в определенном формате, отчеты по проектам. Это устранит случаи проволочек и пустой траты времени.

ОУП должен составить список ожидаемых отчетов, график их предоставления и гарантировать его исполнение.

Вначале ОУП будет фокусироваться на сборе и консолидации всех проектных отчетов в один простой пакет. Со временем ОУП должен начать выполнять элементарные проверки - корректность даты отчета, заполнения всех обязательных полей и т.д.
В конечном итоге это должно привести к полной проверке ОУПом каждого отчета, включая рисков проекта, содержания отчета, которое должно точно соответствовать последним изменениям на проекте.

Отчет о состоянии реализации проекта является важным инструментом для проектных менеджеров. Когда они его готовят, они должны выделить время на то, чтобы обдумать и проанализировать то, что было сделано за отчетный период и что еще необходимо сделать. В это время они могут сделать соответствующие корректировки. Обратите внимание, что данная процедура НЕ является формой или методом получения выгод от проектного управления.

ОУП может решить разработать общий дашборд (отчет в виде панели приборов), который обеспечит предоставление ключевой отчетной информации по всем действующим проектам на одной странице. Это полезно, когда Руководство не имеет времени читать каждый отчет в отдельности.

Распространение отчетов стейкхолдерам
ОУП должен сформировать список всех стейкхолдеров, которым необходимо предоставлять пакет отчетности. Когда пакет отчетности готов (и проверен на предмет отсутствия ошибок), он публикуется для доступа соответствующим стейкхолдерам. Если пакет отчетности необходим для проведения совещания, убедитесь, что отчеты актуальны, например, сформированы в течение 24-48 часов до совещания. ОУП может озадачиваться подготовкой отчетов в печатном виде.

Мониторинг поставки продуктов проекта / вех проекта
Наиболее значимые вехи могут включаться в отчет о статусе проекта или они могут содержаться в индивидуальном плане проекта. ОУП должен отработать и согласовать с каждым проектным менеджером набор значимых вех проекта, которые будут использоваться для мониторинга прогресса проекта. ОУП должен регулярно (в соотвествии с принятым регламентом) запрашивать у проектных менеджеров актуализацию информации о вехах каждого проекта, для того чтобы включить ее в общий пакет отчетности для стейкхолдеров. Большинству Руководителей нравится видеть отчет в виде простого графика по вехам.

Администрирование программы/портфеля проектов
ОУП должен взять на себя ответственность администрирования программы/портфеля проектов организации, включая:

- обеспечение шаблонов проектов
- ведение календаря предоставления отчетности
- формирование и ведение листа контактов для распространения отчетов
- настройка центрального хранилища проектной документации (расширенный сетевой ресурс, SharePoint сайт или др.)
- организация встреч Управляющего комитета

Список может быть расширен, в зависимости от функций ОУП.

Управление документацией
Как упоминалось выше, ОУП должен владеть всей проектной документацией (проектов/программ/портфеля) и обеспечивать ее доступность участникам проектных команд. ОУП также должен определить как должна храниться проектная документация (структура каталогов, сроки хранения …) и обеспечить контроль и гарантии выполнения данной политики.
Выгодами этого является то, что любой участник проектной команды должен иметь возможность найти документ без длительного поиска и запросов к другим сотрудникам. Это способствует хорошей дисциплине на проекте, обмену лучшими практиками, а также получению позитивного результата аудита проекта.

Практические советы ОУП
- Четко определите и стандартизируйте требования к формированию проектной отчетности
- Получите от Руководства поддержку и сообщение на всех руководителей проектов/программ о полномочиях и важности действий ОУП.
- Проверяйте пакет проектной отчетности на корректность/чистоту данных (отсутствие ошибок, достоверность)
- Формируйте хорошие отношения с проектными менеджерами 🙂 , т.к. качество отчетов от этого может повыситься.