Перейти к содержимому

Почему совещания отнимают много времени?

Недавно столкнулся с интересной ситуацией. На одном из совместных мероприятий, от госслужащих, работающих в госучреждениях разного уровня (министерства, ведомства, местные исполнительные органы), услышал информацию о проблемах, связанных с обилием рабочих совещаний, которые отнимают много времени. Они искали решение и предлагали создать IT-инструмент (приложение или сервис), которое помогло бы всем госслужащим удобным образом, даже не на рабочем месте/удаленно, принимать участие в данных мероприятиях.

Мне показалось, что причина в другом - в отсутствии плановых коммуникаций внутри действующих проектов. Т.е. если коммуникации хаотичны, это приводит к тому, что участники команд, в том числе руководители, не знают, кто чем занимается и какие есть проблемы. Чтобы не потерять контроль, руководители проводят одно за другим совещания, таким образом «держат руку на пульсе».  Знаю, что в данных госучреждениях проектное управление еще не внедрено, только хотят этим заняться или находится на начальной стадии.
 
А вот другая ситуация.
После внедрения Корпоративной Системы Управления Проектами (КСУП) в коммерческой организации, в ходе пилотирования недавно внедренной системы процессов управления проектами, произошло увеличение количества коммуникаций в действующих проектах. Руководители проектов стали тратить на данные мероприятия значительно больше времени, чем делали это до внедрения системы управления проектами.
 
Видимо, в двух указанных случаях, истина где-то посредине.
 
Есть уверенность, что там, где больше порядка и предсказуемости (где внедрена КСУП), совещания будут проходить более эффективно и занимать меньше времени.
Проведя анализ двух, указанных выше, различных ситуаций, были разработаны рекомендации, которые помогут оптимизировать время проведения совещаний в проектных командах.
 
РЕКОМЕНДАЦИИ
---------------------------
1. Определить четкую повестку совещаний, которая не будет меняться в течение проекта.
Например, каждый участник на совещании сообщает:
  • Что сделано за неделю (за период с прошлого совещания), в том числе проверить исполнение решений предыдущего совещания ?
  • Что планируется сделать на следующей неделе / отчетном периоде?
  • Какие есть риски/проблемы, которые могут помешать выполнению предыдущего пункта?
  • Разное
Нужно прийти к такому состоянию, чтобы участники приходили на данное совещание с готовой информацией.
Т.е. к совещанию участникам нужно готовиться.
---------------------------
2. Установить регламент совещания, для начала, например - не более 30 минут.
В перспективе цель - сократить время проведения совещания до 15-20 минут для команд 7-10 человек.
---------------------------
3. Дискуссионные вопросы, которые появляются на совещании, и которые можно решить один на один с кем-то из участников (другие участники совещания для этого не нужны) выносятся за рамки совещания и обсуждается отдельно.
---------------------------
4. Для подготовки к совещанию нужна общая коммуникативная площадка для каждого проекта (например, приложения MS TEAMS / Telegram / WhatsApp или др). Доступ к данному сервису должен быть у всех участников.
У всех должна быть настроена и работать электронная почта (рабочий канал переписки).
---------------------------
5. Руководитель Проекта должен сообщить команде, по каким каналам будут идти коммуникации по проекту (план коммуникаций);
Например:
  • MS TEAMS - обсуждение задач и условий их выполнения, обсуждение рисков / проблем (рабочая переписка);
  • e-mail - официальная информация о проекте (резюме совещаний, принятые решения, приказы, отчеты, планы работ …).

---------------------------

6. В конце каждого совещания, Инициатор (если не поручит другому) готовит и высылает на всех участников резюме совещания. Резюме совещания лучше отправлять по e-mail.
---------------------------
Конечно же, данные рекомендации должны быть подкреплены разработанным и согласованным внутри проекта Планом коммуникаций.
 
Если вы сталкивались с похожими проблемами и вам удавалось их успешно решать, поделитесь своим опытом.
Будем благодарны.
 
Всем удачи в проектах и не только!

Куда нам отправить пример Плана Коммуникаций ?

Информация

направлена Вам на E-Mail