Перейти к содержимому

Управление изменениями (содержание, стоимость, график/сроки, выгоды)

Крайне маловероятно, что проект будет реализован в рамках абсолютно всех установленных в бизнес-плане ограничений - в заданном объеме, в срок и в рамках бюджета. Поэтому, очень важно, с самого начала, иметь надежную основу для контроля внесений в него изменений. Это обычно достигается с помощью ОУП, который должен определить процесс управления изменениями.

Процесс контроля за изменениями проекта должен включать в себя:

Фреймворк (набор правил, процедур, инструментов)
Это позволит определить, как процесс управления изменениями будет работать, допустимые уровни отклонений, превышение которых будет приводить к регистрации запроса на изменение. Также в данном фреймворке необходимо определить процедуру обработки запроса на изменение (с последующим принятием решения) и набор используемых инструментов.

Вся эта информация должна быть собрана в простом документе, который будет в дальнейшем использоваться менеджером проектов/программ, спонсором и другими заинтересованными лицами.

Допустимые отклонения
Должны быть описаны допустимые уровни, превышение которых будет вызывать запрос на изменение. Желательно подумать о сложности реализуемых проектов и программ, с тем чтобы установить такие уровни допустимых отклонений, которые бы обеспечили управление без создания бюрократического кошмара.

Необходимо установить допустимые уровни отклонений по объему, срокам и стоимости (если есть возможность, установите также подобные уровни для выгод проекта). Например, уровень отклонения по стоимости может быть там, где есть ожидаемый перерасход бюджета более чем на 10%, или более чем установленная сумма (например, $5 000). Установка абсолютного значения устраняет риск того, что для крупных программ (например, стоимостью более $100 млн.) отклонение в 10% будет более $10 млн., что является очень серьезным изменением, которое «выровнять» на оставшейся части программы будет крайне трудно.

Поэтому показатель в виде абсолютного значения является более чувствительным к изменениям. Для масштаба вашего проекта подходящий размер данного показателя вы должны определить самостоятельно.

Кроме того, важно установить уровни допустимых отклонений для контроля недоосвоения плановых значений. Многим это кажется странным. Тем не менее, не возвращение бюджета, который более не требуется на проекте, но который мог бы быть использован для инвестиций в другие проекты, так же плохо, как и его перерасход. Как правило, допустимые уровни для недоосвоенного бюджета устанавливают с большей гибкостью. Например, 20% или при $10 000 (рассчитайте под свой масштаб проекта).

Управление
Обеспечьте детальными сведениями менеджеров изменений (в крупных проектах /программах это может быть группа менеджеров - комитет по изменениям. В малых - один менеджер или роль, которую выполняет/совмещает проектный менеджер), которые будут рассматривать и утверждать запросы на изменения. Включите в состав детальных сведений информацию о допустимых уровнях отклонений критичных параметров проекта, периодичность/регламент рассмотрения запросов на изменения и процесс подачи документов для контроля внесения изменений. При установке уровней отклонений, попытайтесь избежать необходимости вынесения каждого запроса для рассмотрения комитетом по изменениям. Мелкие запросы должны требовать меньшего количества ресурсов и могут рассматриваться проектным менеджером / ОУПом самостоятельно, не вынося их на Комитет по изменениям. Важно, что

данный процесс нужно рассматривать как часть общего процесса ревью, где любые другие проекты, связанные зависимостями с рассматриваемым, также подлежат изменениям и принимают участие в общем процессе рассмотрения и утверждения изменений.

Инструменты
Разработайте проектные шаблоны для управления изменениями в проектах и программах. Данные шаблоны должны в себя включать:

  • Описание предлагаемых изменений
  • Влияние изменения
  • Стоимость изменения
  • Влияние, если не делать изменения
  • Пересмотренный план проекта с учетом принятия / не принятия изменений
  • Требуемая дата рассмотрения / утверждения

Процедура анализа влияния изменений на проект / программу является хорошей практикой, т.к. приводит к ревизии плана проекта и анализу его сроков и стоимости, формирует понимание влияния изменений на возврат инвестиций.

Советы по управлению изменениями
ОУП действительно может обеспечить ценность для проекта и организации путем:

  • Определения ясного процесса управления запросами на изменение
  • Помогая проекту готовить / формировать данные запросы
  • Рассмотрения запросов перед тем как они будут переданы в Комитет по изменениям, чтобы снять любые сомнения, связанные с ними
  • Обеспечения детальной информацией об изменениях всех заинтересованных сторон (в том числе и в зависимых проектах)
  • Рассматривания изменений и формирования независимого мнения по продолжающимся проектам (хороший ОУП в определенных случаях может рекомендовать остановить проект для того, чтобы освободить ценные ресурсы для других проектов).

Управление изменениями является очень важным аспектом реализации проекта и может спасти организацию от дорогостоящих ошибок. ОУП должен гарантировать, что процесс управления изменениями определен и выполняется.

PDF Инструкция 

Скачайте Прямо Сейчас
И Проведите Оценку Успешности
Вашего Проекта Уже Сегодня

Куда нам отправить Вашу PDF Инструкцию ?

Мы против спама. Ваши данные никогда не будут переданы 3-м лицам.

Информация

направлена Вам на E-Mail