Перейти к содержимому

Управление ресурсами проекта

Обеспечение проекта ресурсами, также как и управление выгодами проекта, являются одним из наиболее важных аспектов для обеспечения успешности проекта.

Если Вы перестанете держать в фокусе данный процесс, то вскоре заметите, что для обеспечения успеха проекта Вам будет не хватать людей.

Фактически в большинстве проектов стоимость проекта напрямую связана со стоимостью ресурсов. Есть множество примеров из жизни, когда проект был сделан с опозданием или вообще оказался провальным по причине того, что необходимые ресурсы не были предоставлены вовремя.

Как Офис Управления Проектами (ОУП) может помочь проекту в отношении ресурсов?

Планирование ресурсов проекта
ОУП должен сформировать четкое понимание, какой минимальный уровень детализации планирования требуется по отношению к ресурсам. На старте проекта проектный менеджер обычно разрабатывает план реализации проекта. Для того чтобы рассчитать плановые затраты, он должен определить, какого типа ресурсы и когда они понадобятся на проекте.

OУП должен предоставить простой шаблон, в котором проектный менеджер сможет фиксировать потребность в ресурсах на ежемесячной основе. Ресурсы должны отображаться общепринятыми терминами, такими как (пример для IT-отрасли) - проектный менеджер, бизнес-аналитик, тестировщик, разработчик и т.д. Это сформирует представление о том, какие ресурсы будут востребованы каждый месяц.

ОУП также должен обеспечивать проекты ресурсами в соответствии с установленными нормами, применяемыми в планировании и финансовом управлении организации. Это позволит проектному менеджеру составлять планы затрат и обеспечить стандартизацию всех проектов.

Ревью ресурсных планов
ОУП должен регулярно рассматривать ресурсные планы и убеждаться, что они адекватны по отношению к представленным планам проектов и планам затрат.

Ищите проекты, в которых запланировано большое привлечение ресурсов сразу после старта проекта. В подавляющем большинстве случаев это недостижимо и означает, что ресурсный план не заслуживает доверия.

Отслеживание ресурсов
Ежемесячно (в идеале, но чаще в процессе мобилизации), ОУП должен запрашивать в каждом проекте обновления в отношении плана ресурсов, т.е. сколько ресурсов нанято, ожидающих и свободных. Это позволит OУП отслеживать насколько хорошо проект работает в соответствии с планом найма.

Если проект выполняется в соответствии с ресурсным планом, сотрудники ОУП могут задать дополнительные вопросы о том, как, например, повлияет ситуация, если на проект вместо необходимых 10 человек в следующем месяце будет выделено только 5. В этом случае статус проекта должен показывать отставание по расписанию. Если же проектный менеджер сообщает, что отставания не будет, то вероятнее всего, оценки ресурсов были сделаны неправильно.

Имея хорошее представление о ходе найма на основе имеющегося плана ресурсов, ОУП может оказать поддержку. Хороший OУП создаст связи с персоналом (внутренним и внешним - с теми кто на субподряде) и будет работать с каждым проектом, чтобы попытаться достичь требуемого обеспечения ресурсного плана.

Это также позволит организации лучше планировать использование денежных средств, используя ресурсные планы в качестве исходной информации для прогноза денежных потоков.

Заключение
Следуйте этим простым принципам и это повысит вероятность выделения необходимых ресурсов для обеспечения успешности проекта. Это также покажет ваш ОУП как очень организованный и хороший для карьеры.

Ниже представлена форма, заполнив которую, Вы сможете получить инструмент для проектных менеджеров - стартовую версию Шаблона ресурсного плана (в формате Excel).

Данный шаблон поможет спланировать (помесячно) затраты на проект:

  • трудовые ресурсы (таблица занятости);
  • командировки;
  • субподряд;
  • приобретение товаров.

А также увидеть сводную информацию о вышеуказанных затратах.

Имея такой ресурсный план на старте проекта (подтвержденный владельцами ресурсов в их выделении), шансы на успех Вашего проекта существенно повысятся.

Куда нам отправить Шаблон ресурсного плана ?

Информация

направлена Вам на E-Mail