Перейти к содержимому

Управление Рисками, Допущениями, Проблемами и Зависимостями (RAID)


Продолжаем рассматривать ключевые процессы для успешного создания и работы Офиса Управления Проектами (ОУП), список которых был представлен в статье "ШАГ 3 — Процессы и Инструменты".

RAID - Risk, Assumptions, Issues and Dependencies

В любом проекте проектному менеджеру важно идентифицировать и управлять такими категориями как риски, допущения, проблемы и зависимости. Если это не делается, значит он не делает свою работу полностью.

Давайте уточним разницу между проблемой и риском. Для Вас будет сюрпризом, но многие не знают чем они отличаются. Если просто, Риск - это то, что может повлиять на успешность реализации проекта, а Проблема - это то, что уже повлияло на проект. Проектный Менеджер, который может успешно управлять рисками, не допуская перерастания их в проблемы, является ценным сотрудником для компании и получает хорошую з/п 😃. Грамотное управление рисками позволяет избежать большинства проблем и повысить вероятность достижения целей проекта.

Для того чтобы управлять RAID, менеджер проекта должен использовать структурированный подход. Если в организации применяется проектная методология, Офис Управления Проектами (ОУП) должен иметь в своем репозитории соответствующие инструкции и инструменты для ее применения.

Будет нормально, если ОУП предоставит проектным менеджерам:
- Шаблоны для ведения рисков, допущений, проблем и зависимостей
- Руководство/ Инструкции, как RAID должны идентифицироваться и включаться в данный реестр

Шаблон для ведения Рисков и Инструкция по его заполнению [Скачать].

Также могут применяться дополнительные инструменты для планирования работ, связанных с рисками (планирование работ для конкретного риска в соотвествии с выбранной для него стратегией). Такой подход к работе с рисками является проактивным.

Общий Шаблон для работы с Рисками, Допущениями или Проблемами может включать следующие ключевые поля:

  • Уникальный ID
  • Название проекта
  • Название подпроекта, если это уместно
  • Название Риска, Допущения или Проблемы
  • Описание
  • Как это воздействует на проект
  • Для рисков - вероятность (например: 1 - 5, высокий, средний, низкий, или др.)
  • Для всех - уровень воздействия (например: 1 - 5, высокий, средний, низкий, или др.)
  • ФИО Кто выявил
  • ФИО Ответственного за мероприятия
  • План мероприятий по снижению воздействия
  • Плановая дата решения
  • Статус (открыт, закрыт)

Список открытый. Но, то, что в нем перечислено, уже достаточно, чтобы успешно этим управлять.

Способы работы с Рисками, Допущениями и Проблемами разные.

Управление допущениями
Допущения обычно учитываются в течение фаз планирования проекта. Они используются там, где требуется информация для принятия обоснованного решения. Например, в ИТ-проекте может быть сделано предположение относительно стоимости дискового хранилища, на основе информации о количестве, размере и стоимости дисков, которые, по предположению, будут в него входить.

Важным является то, что для каждого допущения должен быть свой план действий. Отдельно для сценария, если допущение Истинно и отдельно для сценария, если оно Ложное.

В некоторых случаях может оказаться невозможным обосновать предположения/допущения, в данном случае управление рисками становится похожим на игру в рулетку.

Управление рисками
Проектный менеджер в начале проекта должен стремиться охватить все риски, которые могут повлиять на проект. Их следует оценивать (как правило, группой квалифицированных сотрудников), чтобы получить представление о вероятности и уровне воздействия на проект.

Далее, проектный менеджер должен принять решение о том, на каких рисках фокусироваться (как правило, на тех, которые с Высокой степенью вероятности и/или Высоким уровнем воздействия). Для данных рисков проектный менеджер и команда проекта должны определить и поддерживать в актуальном состоянии план антирисковых мероприятий.

Это позволит проектному менеджеру оперативно рекомендовать и согласовывать с высшим руководством мероприятия (в соотвествии с выбранной стратегией), которые должны быть выполнены для того, чтобы застраховать себя от наиболее критичных рисков. Данные мероприятия необходимо тщательно анализировать, так как они обычно стоят больших денег.

Вместе c этим, риск может и не произойти.

Задача проектного менеджера - искусное балансирование в принятии решений о выполнении необходимых антирисковых мероприятиях.

Также стоит заметить, что риски могут быть как негативные, так и позитивные.
Негативные - ведущие к ухудшению качества исполнения проекта.
Позитивные - дающие возможность улучшить качество реализации проекта и достигнуть целей с меньшими затратами ресурсов и времени или с более высоким качеством.

Управление проблемами
Когда риск воплощается в жизнь, то данное событие переходит в категорию проблем, которыми также необходимо управлять.

Риск должен быть закрыт в реестре рисков, а в реестре проблем должна добавиться новая проблема. Также есть вероятность, что проблемы на проекте будут появляться не только из известных рисков, но и сами по себе (непредвиденные обстоятельства). Такие случаи являются «головной болью» для проектного менеджера по причине своей непредсказуемости.

На каждую проблему должен быть разработан свой план действий, нацеленный на ее устранение.
Если проектный менеджер завершил все запланированные антирисковые мероприятия, то это может служить отправной точкой для составления такого плана.

Для рисков, проблем и допущений эта активность проектного менеджера является постоянной на протяжении всего жизненного цикла проекта.

К сожалению, многие проектные менеджеры на старте проекта создают реестр Рисков, Допущений и никогда, в ходе проекта, к нему уже не возвращаются.

Хороший проектный менеджер должен обеспечить, чтобы данные реестры постоянно актуализировались, а также рассматривались участниками проектной команды на регулярной основе.

Управление Рисками, Проблемами и Допущениями - реально важная деятельность проектного менеджера. Проектный менеджер должен быть уверен, что данным мероприятиям уделяется необходимое внимание. Хорошие инструменты и шаблоны помогают более качественно выполнять данный процесс и уменьшают вероятность того, что какие-то детали будут забыты или не управляемы.

Практические советы
Если у Вас в компании из вышеперечисленного пока ничего нет, начните с управления Рисками, после чего, например, подключайте управление Проблемами (т.к. они особо тесно связаны с Рисками), Допущениями и далее Зависимостями.

Шаблон для ведения Рисков и Инструкция по его заполнению [Скачать].

  • teacherO

    Я так и не понял что такое зависимости!