Перейти к содержимому

«Управленческий / Проактивный» ОУП

В предыдущем посте было представлено описание ОУП, предоставляющего отчетность. У большинства ведущих менеджеров проектов есть опыт работы в таком офисе и он характеризуется следующим:
- основная деятельность связана с консолидацией данных;
- низкий уровень добавленной ценности для организации;
- сотрудники не высокой квалификации.

Противоположным типом такого ОУП является "Проактивный / Управленческий" офис. Этот тип ОУП обеспечивает все функции офиса "Предоставляющего отчетность", а также дополнительно любые из следующих:
- рассмотрение и решение проблем, связанных с проектной отчетностью;
- анализ трендов (идентефикация общих тем, влияющих на реализацию проекта);
- коучинг / наставничество;
- интерпретация стратегии / мобилизация / формирование программ;
- активное управление рисками / проблемами;
- активное управление поставкой вех проекта;
- активное управление выгодами от реализации проектов;
- активное управление стоимостью, включая распределение и возмещение затрат;
- определение методологии для управления проектами / программами;
- рекрутинг и управление проектными менеджерами;
- представление рекомендаций высшему руководству по реабилитации проблемных проектов;

Как вы видите, большинство из вышеперечисленных функций требуют высокого уровня компетенций. Именно поэтому для данного типа ОУП вам понадобятся практики, в идеале - с многолетним опытом управления проектами и программами.

Опыт реализации проектов для сотрудников данного типа ОУП важен по 2 причинам:
- идентифицировать проблемы в проектах на более ранних стадиях и предпринимать соответствующие действия;
- без соответствующего опыта сотрудникам ОУП будет трудно завоевать доверие и уважение у менеджеров проектов и программ.

Рассмотрение и решение проблем, связанных с проектной отчетностью
Это важный шаг. Отчет по проекту - это точка во времени, когда руководитель проекта занимается анализом (что сделано, что еще должно быть сделано, финансы, риски, проблемы) чтобы точно сформулировать статус проекта. Это основной инструмент, который используется для коммуникаций с внутренними и внешними стейкхолдерами о состоянии реализации проекта.

К сожалению, очень часто проектные менеджеры не понимают этого.

Установив регулярные коммуникации с проектными менеджерами при проверке проектной отчетности, ОУП может построить с ними хорошие отношения, помочь им идентифицировать потенциальные риски, решить проблемы и убедиться, что отчеты формируются корректно.

Когда данная работа хорошо поставлена, это создает мощный эффект и приводит к отличным результатам.

Анализ трендов
Общая проблема заключается в том, что ОУП собирает много разнообразных данных о реализуемых проектах, но часто они не четко представляют, что с этими данными можно делать. Анализ стоимости, ресурсов, сроков поставки продуктов проекта и др. - все это критично и относится к ключевым показателям состояния проектов и программ.

ОУП должен обеспечить (обычно ежемесячно) надежные процессы по сбору точных данных о проектах, так чтобы на их основе можно было создать индикаторы для измерения трендов.

Для примера, если вы работаете месяц за месяцем с недоосвоением планового бюджета, то это обычно означает, что вы не достаточно быстро вовлекаете на проект ресурсы, что вероятнее всего приведет к срыву сроков достижения запланированных вех и связанных с ними бизнес-выгод проекта. Использование комбинации из нескольких трендов, позволяет выполнять перекрестные проверки для подтверждения предположений прогнозируемого результата.

Важно, чтобы данные были корректными, в этом случае опытный ОУП быстро определит, где проектный менеджер просто перераспределяет недоосвоенный плановый бюджет и численность недопривлеченного персонала на оставшуюся часть проекта. Как показывает практика, в большинстве таких случаев недопривлеченный к проекту персонал никогда не задействуется в оставшейся части проекта.

Анализ трендов также можно использовать для принятия управленческих решений. Например, для определения потребности и объема дополнительного финансирования проекта или наоборот - для определения избыточного бюджета на проекте, для его секвестирования и передачи в другой проект (встречается, но редко).

Тренд анализ - мощный инструмент, который позволяет высшему руководству быстро понять ситуацию, причины проблем и определить мероприятия, которые нужно предпринять.

Активное управление Рисками / Стоимостью / Вехами / Выгодами
Касательно данных активностей можно выделить 2 наиболее ценных момента:
- Иденификация общих источников для рисков и проблем, и их централизованное решение через ОУП;
- Управление кросс-зависимостями.

Как центральный ОУП вы будете обладать хорошим пониманием кросс-зависимостей (например зависимость ресурсов одного проекта от другого). Управляя данными зависимостями, информируя всех стейкхолдеров, вы помогаете избежать проблем. Проектные менеджеры будут вам очень благодарны за такой сервис.

Интерпретация стратегии / мобилизация / формирование программ
Не многие ОУП имеют возможность делать это. Однако, в моем понимании, каждая компания хочет, чтобы ее ОУП обладал такими способностями.

В большинстве организаций, высшее руководство устанавливает стратегические цели. Затем данные цели интерпретируют и транслируют в проекты для реализации. Хороший Управленческий ОУП может взять стратегию и интерпретировать ее в различные потоки работ (проекты, программы), идентифицировать стейкхолдеров, спонсоров, проектных менеджеров, мобилизовать ресурсы для выполнения проектных работ и таким образом управлять стратегией (в том числе выявлять и интерпретировать воздействия, которые приводят к изменению стратегии).

Определение методологии для управления проектами / программами
ОУП является владельцем методологии, которая применяется в организации для проектного управления. Если в ОУП правильные сотрудники, то они смогут определить и реализовать процессы и инструменты, которые будут прагматичными и подходить под поставленные цели. Работая с проектными менеджерами они смогут убедиться, что процессы и инструменты для всех понятны и встраиваются в каждый проект.

Хороший ОУП будет постоянно проверять и обновлять установленный набор процессов и инструментов.

Сильная сторона общей методологии управления проектами в том, что все проекты в организации выполняются на одном уровне качества, обеспечивая более высокий уровень достижения результата. Также это дает возможность сотрудникам организации принимать участие в разных проектах без необходимости изучения другой методологии.

Рекрутинг и управление проектными менеджерами
В некоторых организациях ОУП приглашают для участия (совместно с HR) в интервью с кандидатами на должность проектного менеджера т.к. сотрудники ОУП имеют более лучшее понимание требований к знаниям, навыкам и опыту, которые требуются для реализации проектов. В случае успешного найма, новые руководители проектов отчитываются ОУП о своей работе. ОУП, в свою очередь, распределяет проектных менеджеров по действующим проектам организации. Это хорошо с точки зрения обеспечения непрерывности процессов проектной деятельности, но иногда является причиной проблем со спонсорами проекта (например, ОУП может назначить руководителем на проект менеджера, который не устраивает спонсора / заказчика).

Коучинг / наставничество
Это важно для любой организации, желающей развивать навыки проектных менеджеров. Для молодых / не опытных проектных менеджеров должен назначаться наставник из ОУП. Во многих организациях встречаются случаи, когда менеджеров линейных подразделений назначают проектными менеджерами, а адаптацию и развитие их компетенций не проводят. Некоторые менеджеры сами хорошо адаптируются, но многие этого не делают или делают медленно, т.к. навыки обычного менеджера и проектного разные. Более опытные сотрудники ОУП могут обучать/коучить своих же сотрудников.

Пракические советы ОУП
Хорошие ОУП не должны быть просто презентующими собранных данных о проектах. Они должны анализировать, делать перекрестные проверки, принимать соответствующие меры или обеспечивать высшее руководство рекомендациями для принятия обоснованных решений. ОУП должен брать на себя ответственность за свои действия, за то, как они управляют и гарантировать успешный результат.

Заключение
Это был краткий обзор Управленческого ОУП и я надеюсь, что Вы получили хорошее понимание большой его разницы от ОУП, предоставляющего отчетность и самое главное, какую ценность он добавляет организации.