Перейти к содержимому

Что такое Офис Управления Проектами (ОУП) ?

Очень популярный вопрос: «Что такое ОУП - Офис Управления Проектами?». Причина этого в том, что, несмотря на растущую популярность внедрения проектного управления, в руководстве проектами и топ-менеджменте по-прежнему много людей, которые не понимают какие преимуществ они предоставляют для организации.

В связи с этим важно понять, что подразумевается под ОУП, особенно если вы в нем работаете или им управляете.

Определение термина ОУП

В отличие от вопросов типа «что такое 2 + 2?», сразу скажу, что тут нет четкого ответа. Вы найдете много хороших книг, статей и т. д., которые предоставляют определение данного термина.

Институт управления проектами (PMI) дает следующее определение в PMBоК (v.5) по управлению проектами (2013 г.):

Офис управления проектами (ОУП) — организационная структура, стандартизирующая процессы руководства проектами и способствующая обмену ресурсами, методологиями, инструментами и методами. Сфера ответственности ОУП может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления одним или более проектами.

В Википедии в качестве определения приводится следующее:

ОУП - структурное подразделение организации, контрольно-координационный орган, который определяет и развивает в организации стандарты бизнес-процессов, связанные с управлением проектами. На Западе, в отличие от проектного офиса (англ. project office), офис управления проектами (англ. project management office) является структурой, которая отвечает за управление проектами, а не отдельным проектом.

Как вы можете видеть, оба являются похожими определениями, но не совсем одинаковыми.

Резюмируем:

ОУП - функциональное подразделение организации, наделенное ответственностью за реализацию проектов в рамках установленных ограничений, используя единый набор стандартов. Главными задачами ОУП является - повышение эффективности управления проектами, вероятности их успеха, посредством стандартизации процессов и использования передовой практики.

Цели ОУП

Существует множество целей ОУП, которые зависят от типа Офиса Управления Проектами, а также от целей / стратегии организации. Однако, по моему мнению, существует общая цель для всех OУП и она очень простая:

«Создать структуру, которая будет поддерживать все заинтересованные стороны и проектные команды для повышения вероятности успешности реализации проектов».

Организация приступает к реализации проектов для достижения необходимых ей результатов. Это предполагает использование ценных ресурсов (людей, денег, времени). Если OУП не повышает вероятность успешности проектов, значит он не справляется со своей работой и получается, что не нужен.

Типы OУП

Поскольку нет единого определения, существует несколько типов OУП. Структура, область применения и настройка OУП могут варьироваться в зависимости от организации. Тем не менее, OУП можно классифицировать как один из следующих:

Административный / Отчитывающийся OУП
Это основа, стартовая позиция для большинства OУП. Основное внимание уделяется сбору отчетов по проектам от разных проектных команд и объединение их в стандартные отчеты для высшего руководства. В ходе подготовки стандартных отчетов ОУП выполняет базовый уровнь контроля исходных данных, то есть - выявление и исправление отсутствующих элементов, неправильных дат и т. д.

Этот вид OУП часто рассматривается как офис, добавляющий маленькую ценность для организации. Это приводит к тому, что в нем работают молодые / неопытные специалисты, что в свою очередь усиливает точку зрения о том, что данный OУП не приносит особой пользы.

Проактивный / Управляющий OУП
Этот тип офиса является противоположностью Административному/Отчитывающемуся ОУП. Как правило, он укомплектован опытными специалистами с многолетним опытом работы в качестве менеджеров проектов / программ. Этот тип OУП является «владельцем» руководителей проектов и программ, распределяя их по проектам, которые соответствуют стратегии организации.

Благодаря настройке и силе такого типа OУП, он воспринимаются как офис с высокой ценностью для организации. К сожалению, данный тип OУП все еще не так сильно распространен.

Гибридный OУП
Как следует из названия, этот тип OУП находится между Административным/Отчитывающимся и Управляющим. По мере того как OУП взрослеет, организация получает от его работы больше выгод, а ОУП получает от организации больше поддержки.

Повышая свою ценность, ОУП, естественно, будет стремиться предоставлять больше услуг. С каждым годом все больше OУП переходят из категории Административный/Отчитывающийся в категорию Гибридный. Это является хорошей новостью для тех, кто выбирает карьерный путь в OУП.

Зрелость OУП

Следует отметить, что большинство OУП начинают свой путь с ОУП Отчитывающегося типа. Особенно в организациях, которые ранее его никогда не было. Стоит заметить, что это не является ограничением для того, чтобы OУП мог созревать и расти. Как профессионал OУП, вы должны стремиться к тому, чтобы увеличить ценность, которую дает ваш OУП организации. Это достигается путем добавления все большего количества сервисов, согласованных с целью повышения вероятности успешности реализации проектов.

На приведенной ниже диаграмме показаны типичные службы, связанные с различными типами OУП. В этой таблице уровень зрелости повышается снизу вверх. Используйте эту диаграмму в качестве справочной информации для составления карты плановых действий вашего OУП, а также для разъяснения высшему руководству целей, которые можно достичь.

Диаграмма зрелости ОУП представлена ниже.

Модель взаимодействия OУП

OУП взаимодействует с заинтересованными сторонами. При правильной настройке OУП будет «клеем» между ними.

На приведенной ниже диаграмме показано, что OУП находится в центре всех заинтересованных сторон, обеспечивая прозрачность, наглядность, связь и поддержку всех участников проектной деятельности.

 

Точная модель будет зависеть от организации, целей и типа OУП. Однако это демонстрирует важный принцип, заключающийся в том, что OУП должен быть в значительной степени в середине доставки изменений, а не в стороне.

Структура OУП

В наше время глобализации и развития IT- технологий многие команды работают в виртуальной среде. Это оказывает все большее влияние на структуру OУП. Пока OУП функционирует и успешно выполняет свои обязанности, такая форма работы не должна быть проблемой.

Однако при рассмотрении форм и структур следует иметь в виду следующее:

Управленческий - как правило, централизованный офис с ресурсами, расположенными в его структуре.
Административный/Отчитывающийся - имеет тенденцию рассредотачиваться в виде небольших OУП, связанных с центральным офисом.
Гибрид - структура будет представлять собой что то среднее между крайними состояниями,

Резюме

Что такое OУП?

Формулировки представленные ниже сформируют у Вас понимание ответа на данный вопрос:

- Организация, ответственная за контроль поставки продуктов проекта;
- Определяет и применяет стандартные инструменты и процессы;
- Повышает вероятность успешной поставки продуктов проекта;
- Бывает 3-х типов - Отчитывающийся / Гибридный / Управленческий;
- OУП - это «клей» между заинтересованными сторонами;
- Обладает структурой - централизованной / распределенной.

Правильно настроенный OУП может принести огромную пользу организации.

PDF Инструкция 

Скачайте Прямо Сейчас
И Проведите Оценку Успешности
Вашего Проекта Уже Сегодня

Куда нам отправить Вашу PDF Инструкцию ?

Мы против спама. Ваши данные никогда не будут переданы 3-м лицам.

Информация

направлена Вам на E-Mail