ШАГ 7 — Устав ОУП

В описании Шагов 1 - 6 содержится много информации. Поэтому, будет полезно, если все ключевые моменты мы вынесем в отдельный документ - Устав Офиса Управления Проектами.

Хороший Устав охватывает все важные моменты деятельности ОУП и четко формулирует:

Цели
Что ОУП будет / не будет делать
Организационная модель (включая роли и обязанности)
Инструменты и процессы
Ежемесячные требования к отчетности
Ключевые контакты для коммуникаций

Заключение

Запуск и настройка OУП не должны быть сложными и долгими.
Если Вы будете следовать указанным ниже шагам, то Вы сможете быстро спроектировать и запустить его в работу:

Цели OУП - четко сформулируйте, что OУП планирует достичь
Спонсорство - обеспечьте, чтобы спонсор предоставил OУП мандат (право на выполнение запланированных действий) и публично сообщил об этом всем участникам проектной деятельность в организации
Инструменты и процессы - определите какие функции / услуги будут предоставляться OУП
Организация OУП - определите роли и их ответственность, модели взаимодействия и т. д.
Вовлечение и коммуникации - убедитесь, что заинтересованные стороны знают и понимают все активности ОУП и готовы поддерживать с ним коммуникации
Регулярные процедуры - в первую очередь начните предоставлять стейкхолдерам отчеты о результатах проектной деятельности, чтобы как можно раньше ОУП начал приносить пользу
Устав - зафиксируйте все ключевые моменты деятельности ОУП в уставе, который сможете распространить между участниками проектной деятельности в организации

Помните, что Вам не нужно, чтобы все это было идеально готово уже в первый день. Можно начать внедрение поэтапно.

Хорошая практика, когда ОУП постепенно наращивает свою ценность в организации и помогает спонсорам перестать волноваться по поводу их инвестиций, обеспечивая ожидаемые результаты в проектной деятельности.

Еще один совет, который поможет ускорить настройку OУП - рассмотрите возможность покупки профессиональных шаблонов документов, особенно если у вас их не было раньше и нет возможности адаптировать их под текущие изменения.

Также, хорошей практикой является составление простой дорожной карты запуска и развития ОУП. Это необходимо для того, чтобы все участники взаимодействия с ОУП понимали, куда он двигается и что от него ждать в ближайшей перспективе.