Перейти к содержимому

7 шагов для создания ОУП. Шаг первый — Формулирование Целей

Представьте ситуацию, что Ваше руководство поручило Вам создать Офис Управления Проектами (ОУП) для управления одним или многими проектами и программами в организации. С чего вы начнете?
Весь процесс проектирования и создания ОУП (особенно там, где его ранее не было или у вас еще нет опыта создания или работы в ОУП) может оказаться очень большой и даже недостижимой задачей.

Но есть и хорошие новости 😃
Это не будет сложным или тяжелым, если
разбить данный процесс на простые шаги.
Что мы и сделаем.

Ниже представлены 7 шагов, которые помогут Вам дать точное определение и внедрить ОУП в Вашей организации:

1. Формулирование целей ОУП
2. Определение спонсоров
3. Определение инструментов и процессов ОУП
4. Организация ОУП
5. Вовлечение и коммуникации
6. Ежемесячные процедуры
7. Устав ОУП

Что же такое Проектный Офис?
Это подразделение, в зависимости от уровня его зрелости, отвечающее за методологическое и организационное обеспечение проектного управления в организации, планирование и контроль портфеля проектов, внедрение и развитие информационной системы планирования и мониторинга проектов, формирование сводной отчетности по проектам/программам.

Шаг 1 - Формулирование целей ОУП
Существует несколько типов ОУП. У каждого типа свои функциональные возможности, которые учитывают при проектировании ОУП в зависимости от текущего уровня зрелости организации в области проектного управления.

Важно четко понять и определить цели создаваемого ОУП, которые соответствовали бы ожиданиям его спонсора. Если этого не сделать, то вы можете потратить много времени и сил, но целей так и не достигнуть. Как результат, вы получите не довольного спонсора и, возможно, проблемы дальнейшего вашего карьерного роста.

Достижимость целей ОУП обеспечивается путем их разбиения на более мелкие подцели, что делает их более простыми и понятными для дальнейшего обсуждения и согласования со спонсором и другими заинтересованными сторонами (стейкхолдерами). Возможно вы захотите сформулировать видение и миссию ОУП, соответствующие данным целям. Обратите внимание, чтобы данные формулировки были четкими и легкими для понимания каждым участником проектной деятельности. Поскольку данная информация рассматривается стейкхолдерами, вам необходимо будет вносить в нее корректировки до тех пор, пока не достигнете общего согласия.

Стоит заметить, что слишком амбициозные цели ОУП на ранней стадии развития проектного управления в организации, также как и слабое внимание к задачам развития ОУП на высоком уровне зрелости в области проектного управления, может привести к потере доверия со стороны руководства с вытекающими последствиями (смена состава ОУП или расформирование).

Первый шаг на пути формирования ОУП самый важный, т.к. в самом начале вы должны четко понять, какие результаты должны быть достигнуты при его внедрении.

О цели ОУП более подробно тут - Цели ОУП и принципы их достижения.

Продолжение (Шаг 2. Спонсорство) следует...